Genel Dokümantasyon akışını inceleyelim:

Veriler kağıt üzerine yazılıyor, ondan sonra döküman, fax, scanner veya posta yolu ile alıcıya ulaştırılıyor.. Şimdi veriler orda orjinal, yada elektronik kopya(scan) veya kopya(fax) olarak bulunuyor.  Şimdi dökümandaki bütün verilerin elden veri tabanına giriş yapması lazım.

Şimdi, birde Dotforms iş akışına bakalım:

Veri kaydın yerine, verilerinizi bir dijital kalem ile dotforms-dökümanına yazıyorsunuz. Kaleminizi docking istasyonuna koyduğunuz anda, verilerinizi  hemen dotforms ağ sunucusuna aktarır.Ardından talep edilen dataformatına (xml, csv, excel) verileriniz dönüştürülür.
 Aslında yapmanız gereken her şey; Kalem ile yazmak ve istasyona koymak/bırakmak.

Dotformsun ürettiği elektronik kopya, hayal edebileceyiniz en iyi kalite halinde. Bu boş bir

söz  değil, kullanılan teknolijinin mümkün kıldığı bir gerçek.

Kalemin bir sistem zamanı vardır, bu sistem zamanı sayesinde yapılan her kalem çizgisini milisaniye gibi bir zamanlama süreci içinde algılayabiliyor.Böylece ne zaman ne yazıldığını görebiliyoruz. Böyle bir özelliğin olması bazı durumlarda çok önemli olabilir:Sigorta formlarında yapılan imzanın ne zaman gerçekleştiğini, Bakım ve Tıp deney belgelerinde, eğer „Start“ onay kutusu işaretlendi ise, o zaman bir işlemin başlangıc zamanını belirliyebilirsiniz. Süre zamanı kritik dökümanlarda, önceyi kapsamış veya önceden doldurulup, doldurulmadığını, görebilirsiniz.

Bunun dışında sistem otomatik bir şekilde, kimin hangi kalem ile ne yazdığını görüyor. Eğer belirli kişilere belirli kalemler devredilmişse, o zaman kimin hangi verileri aktardığını kolayca
Öğrenebiliyorsunuz ve kullanıcılar yazdıkları yazılardan sorumlu oluyorlar.

Doğal olarak, dökümanın verilerini sonradan değiştirme ve ekleme imkanını veriliyor.Eklenen veriler özel bir renk ile işaretlenebiliniyor, böylece neler değiştirildiğini ilk bakışta hemen
belirgin bir şekilde görülüyor.Verilerin değiştirildiği vakti/zamanı belgelerde ve sistemde kanıtlayabilirsiniz.

Burada tarifi yapılan verilerin kendi özelliklerinden dolayı otomatik olarak kalem tarafından algılanırlar. Diğer bir imkanımızda, diğer önemli bir dış veri formatını kalem tarafından okutabilmemiz,
buda bildiğimiz Barkod.Burada Barkodun hangi sembolü takip ettiğinin hiç bir önemi yok,çünkü kalem Code 2/5 İnterleaved ten Code 39, Code 128, EAN dan, Codabar kadar hepsini tanımaktadır.

Dotforms kullanım imkanı kısıtlı değil dir, barkodu grafik olarak entegre etme imkanına da sahipiz. Bununla beraber barkodun ASCI I-Değerini taşıma/gönderme imkanınada mevcuttur.

İstediğiniz işlem, bütün verileri alan sunucusu üzerinde, gerçekleştirilebilinir. E-postaların otomatik halde üretilmesi ve grafik olarak e-mail’e eklenmesinide kapsıyor.