Bir dotforms sistemini tamamen üç oluşu birleştiriyor, özellikleri size özgü olarak tanımlanabiliniyor: Dijital kalem, dijital kağıt ve bir program.

Dijital Kalem

Dijital kalemler , bütün önemli kriterileri yerine getiren, bir tükenmez kalemdan ibaret. Beraberinde gönderilen yedek tükenmez uçlar çok kolay değiştirilebilinir.

Dijital kalemde normal kaleme karşı, dayanıklı ve emniyetli bir şekilde içinde saklı olan elektronik parçalar bulunuyor: CCD-Kamerası, işlemci, veri depolama medyumu, yeniden şarj edilebilen bir akü ve bluetooth – ve/veya USB-arabirimi.

En fazla 300 A4-sayfadan sonra algılanan veriler Bilgisayara aktarılmalı. Veriler USB üzerinden bağlı bulunan docking istasyon ile veya bluetooth sayesinde ağ sunucusu ile bağlanabilen bir cep telefonundan  bilgisayar sistemine aktarılabilinir.

Kalemin verileri ile beraber, okunmuş tüm koordinatlar, o anki zaman  ve kalemin bireysel kimlik numarasını oluşturmaktadır.

Dijital Kağıt

Ikinci oluşu dotforms formu oluşturuyor. Diğer formlara benziyor, genel formlar gibi, aynı kağıt üzerine basılıyor. Tek farklı oluşu, arka planda  kalem tarfından tanınabilinen noktalardan (dotlardan)oluşan bir desenin bulunması. Koordinasyon noktaları olarak tanımlanan bu noktalar sayesinde, kalem neyin hangi sayfada yazıldığını algılıyor.
Halbach Teknolojik Baskıların Almanyadaki Merkez Şirketi Diagramm Halbach bu işlem için almanyada ilk sertifikalı üretici olarak bu nokta deseninden oluşan formları basmaya hak ve yetki sahibidir. Ayrıca kalem üzerinden aktarılan verilerin güvenliğini ayrı bir sertifika ile belgelemektedir.

dotforms uygulaması

Üçüncü oluşum ise, kalemden verilerin aktarıldığı ve işleyen bir bilgisayar uygulaması oluyor. Uygulama yerel bilgisayar yada internet veya intranet ağ sunucusu üzerinden çalışabilir. Halbach Teknolojik Baskılar, verilerinizin dotforms ağ sunucusu, veya sizin ağ sunucusunu kurmanızda yada genişletmenizde yardımcı olma hizmetinide veriyor.

Program, veriler ile istediğiniz her şeyi yapabiliyor: E-Postalar üretip farklı kişilere mi gönderilecek? Formun elektronik kopyası yapılacak ve işaretlenecek mi? Onay kutuları ve elde edilen sayısal değerler mi yorumlanacak? Statistikler ? Değerlendirmeler ? Dijital Arşivleme ? Herşey ! Esasitibarı ile: Bilgisayar bugün ne yapabiliyorsa,  bunların en az o kadarını bir dotforms uygulaması da yapabilmektedir.